STATUTS DE L'A.G.H.B asbl adopté le 27-11-2004

Association généalogique du Hainaut belge
En abrégé : « A.G.H.B. »
Association sans but lucratif
Numéro d’identification : 2337/98
Moniteur Belge du 05.02.1998 et du 13.01.2000
Siège social : Avenue Mascaux 457, 6001 Marcinelle

Titre I – Dénomination, siège, objet. 

Art.1. L’association est dénommée ASSOCIATION GENEALOGIQUE DU HAINAUT BELGE (en abrégé A.G.H.B.) 

Art.2. Son siège social est établi à Charleroi, section de Marcinelle, avenue Mascaux 457. Il est situé dans l'arrondissement judiciaire de Charleroi. Il pourra être transféré dans tout autre endroit de la Province de Hainaut par décision de l'assemblée générale délibérant dans les conditions prévues pour la modification des statuts. 

Art.3. L’association a pour but de promouvoir, soutenir et favoriser les études et recherches relatives à l’histoire des familles, plus particulièrement celles ayant des liens avec le Hainaut. Son action pourra s’étendre aux activités connexes susceptibles de faciliter l’accomplissement de cet objet comme la collecte, la conservation, la consultation et l’exploitation des sources. A ces fins, l’association s’efforcera  :

  • d'assurer la publication d'une revue de généalogie consacrée prioritairement, mais non exclusivement, à des études sur les familles du Hainaut, et aussi à des rubriques d'informations utiles pour les abonnés, à la création et au développement de contacts entre les lecteurs ;  
  • d’organiser des réunions d’information, d’entraide et de formation relatives aux recherches sur l’histoire des familles. 
  • de mettre à la disposition de ses membres un ensemble de sources, études et autres éléments susceptibles de les aider tant dans leurs recherches que dans leur formation. 
  • de favoriser la mise en commun des travaux de ses membres et le cas échéant, d’en faciliter la diffusion. 

L’association pourra accomplir tous les actes se rapportant directement ou indirectement à son objet. Elle pourra notamment créer et entretenir des collaborations avec d’autres groupes de chercheurs ayant des objectifs similaires. 

Art.4. L’association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être dissoute à tout moment. 

Titre II  –  Les associés. 

Art.5.  L'association est composée de membres effectifs et de membres adhérents. Le nombre minimum de membres effectifs ne peut être inférieur à trois, celui des membres adhérents est illimité. Seuls les membres effectifs jouissent de la plénitude des droits accordés aux associés par la loi et les présents statuts.  

A dater du 1er janvier 2005, sont membres effectifs :

  • les membres effectifs de l’année 2004 qui après avoir pris connaissance des statuts attesteront y adhérer par un écrit envoyé au plus tard le 15 janvier 2005
  • les personnes physiques, admises ultérieurement en cette qualité par le conseil d’administration statuant à la majorité des voix présentes et représentées, sans avoir à justifier d’un éventuel refus.

Toute personne désirant être membre effectif de l'association doit adresser une demande écrite au président du conseil d'administration, dans laquelle il atteste avoir reçu une copie des statuts et y adhérer. Sans cet engagement écrit, le candidat ne peut être admis qu’en qualité de membre adhérent.

Sont membres adhérents les personnes physiques ou morales qui paient la cotisation annuelle fixée par le conseil. Cette qualité vaut pour l’exercice en cours, à moins d’une communication orale ou écrite précisant que le paiement concerne la cotisation de l’exercice suivant.

Art.6.  Tous les membres paient une cotisation annuelle fixée par le conseil d’administration et dont le montant ne pourra excéder 125 Euros. Le conseil pourra décider d’une réduction de cotisation pour un membre qui serait domicilié à la même adresse qu’un autre membre.  

Art.7.  Compte tenu des objectifs de l’association et plus particulièrement de son souci de faciliter les contacts entre ses membres et de documenter et informer les chercheurs, par son adhésion, tout membre autorise l’association à publier son adresse et à utiliser, exploiter et diffuser sur tout support les données et travaux qu’il lui remettrait sauf expression formelle et écrite d’une volonté contraire. Une telle expression de volonté n’aura d’effet que pour l’avenir et à la condition de dédommager préalablement l’association des frais et dépenses exposés ou engagés par elle antérieurement et devenus de ce fait sans objet et de l’indemniser de tout dommage direct ou indirect qu’elle subirait de ce fait.  

Art.8.  Les membres effectifs sont libres de se retirer à tout moment de l'association en adressant leur démission par simple lettre au conseil d'administration.

Le membre effectif qui, au 31 janvier de l’exercice en cours, n’a pas payé la cotisation annuelle qui lui incombe, peut être réputé démissionnaire par le conseil d’administration au moment de l’élaboration de la liste des membres effectifs votant à la réunion ordinaire de l’assemblée générale. Le conseil enregistrera la démission au registre, lequel peut être consulté par tout membre. 

En cas de non respect du règlement, pour motif grave devant être explicité, et après audition de la personne intéressée, l’exclusion d'un membre effectif peut être prononcée, sur proposition du conseil d’administration, par l'assemblée générale statuant à la majorité des deux tiers des voix présentes ou représentées. L'exclusion d'un membre adhérent peut être prononcée par le conseil d'administration statuant à la majorité simple. Le conseil d'administration peut suspendre, jusqu'à la décision de l'assemblée générale, les membres effectifs qui se seraient rendus coupables d'infraction grave aux statuts ou aux lois. 

Art.9.  L’associé démissionnaire, suspendu ou exclu, ainsi que ses héritiers ou ayants droit, n’ont aucun droit sur le fonds social de l’association. Ils ne peuvent exiger aucun remboursement même partiel de cotisation ou d’abonnement, ils n’ont aucun droit sur l’usage que fait l’association des travaux et notes que lui a confiés l’associé concerné. Au cas où ils prétendraient avoir quelques droits à interdire la poursuite de l’utilisation des travaux, l’expression formelle et écrite de cette volonté sera nécessaire. Une telle expression de volonté n’aura d’effet que pour l’avenir et à la condition de dédommager préalablement l’association des frais et dépenses exposés ou engagés par elle antérieurement et devenus de ce fait sans objet et de l’indemniser de tout dommage direct ou indirect qu’elle subirait de ce fait.  

Art.10. Le C.A. peut proposer à l’A.G. de nommer membres d’honneur des personnes ayant rendu de grands services à l’association. Cette qualité purement honorifique n’entraîne aucun droit ni obligation vis-à-vis de l’association.  

Art.11. Un registre des membres effectifs est conservé au siège social et toute modification (admission, démission, décès, exclusion) y est inscrite au plus tard dans les huit jours qui suivent la modification. Le registre est signé par une personne habilitée à représenter l’association. Si la liste des membres effectifs subit une modification au cours d’une année, le conseil d’administration a l’obligation de déposer au Greffe du tribunal de commerce, la liste actualisée par ordre alphabétique, dans le mois qui suit la date de l’assemblée générale ordinaire. 

Titre III – L’assemblée générale 

Art.12.  L’assemblée générale est composée de tous les membres effectifs. Elle est présidée par le président du C.A., à défaut par le vice-président le plus âgé présent, à défaut de vice-président par l’administrateur le plus âgé. Les membres adhérents pourront assister aux assemblées générales ordinaires où ils disposeront d’une voix consultative. Toutefois les membres effectifs auront le pouvoir de décider, à la majorité des deux tiers des membres présents à l’assemblée, de délibérer et statuer à huit-clos pour certains points de l’ordre du jour. La voix consultative ne donne aucun droit aux membres adhérents de contester des décisions de l’assemblée générale et ce, même s’ils prétendent ne pas avoir été convoqués. L'assemblée générale est le pouvoir souverain de l'association. Elle possède les pouvoirs qui lui sont expressément reconnus par la loi ou les présents statuts, à savoir :  

  • l'approbation des comptes et budgets, 
  • la nomination et la révocation des administrateurs, 
  • la nomination et la révocation des commissaires et la fixation de leur rémunération, dans les cas prévus par la loi, 
  • l’octroi de la décharge à octroyer aux administrateurs et, le cas échéant, aux commissaires, 
  • la modification des statuts dans les règles définies par la loi et rappelées à l’article 13, alinéa 1 des présents statuts, 
  • la dissolution volontaire de l'association dans les règles définies par la loi et rappelées à l’article 13, alinéa 2 des présents statuts, 
  • l’exclusion des membres effectifs dans les règles définies par la loi et rappelées à l’article 13, alinéa 3 des présents statuts. 

Art.13.  Les règles légales particulières pour modifier les statuts, dissoudre l’association et exclure un membre sont respectivement les suivantes :  

  • 1° L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur les modifications aux statuts que si les modifications sont explicitement indiquées dans la convocation et si l'assemblée réunit au moins les deux tiers des membres, qu'ils soient présents ou représentés. Aucune modification ne peut être adoptée qu'à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés. Toutefois, la modification qui porte sur le ou les buts en vue desquels l'association est constituée, ne peut être adoptée qu'à la majorité des quatre cinquièmes des voix des membres présents ou représentés.

    Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés, et adopter les modifications aux majorités prévues à l'alinéa 2 ou à l'alinéa 3. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion.

  • 2° L’exclusion d’un membre effectif ne peut être prononcée qu’à la majorité des deux tiers des voix présentes et représentées.
  • 3° L'assemblée générale ne peut valablement délibérer sur la dissolution que si les deux tiers des membres sont présents ou représentés. Si les deux tiers des membres ne sont pas présents ou représentés à la première réunion, il peut être convoqué une seconde réunion qui pourra délibérer valablement, quel que soit le nombre des membres présents ou représentés. La seconde réunion ne peut être tenue moins de quinze jours après la première réunion. Aucune décision de dissolution ne peut être adoptée qu'à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

Art.14.  Il doit être tenu au moins une assemblée générale chaque année avant la fin du mois d’avril. Les membres effectifs sont convoqués aux assemblées générales ordinaires par la voie de la revue au moins 30 jours avant la date de la réunion. La convocation contient l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de la réunion. L'association peut être réunie en assemblée générale extraordinaire à tout moment par décision du conseil d'administration ou à la demande d’un cinquième des membres effectifs au moins, demande adressée par écrit au président du conseil. Les membres dans ce cas sont convoqués par courrier ordinaire, signé par le président ou un administrateur, adressé quinze jours au moins avant la date de la réunion. 

Art.15.  Chaque membre effectif en règle de cotisation dispose d’une voix. Un membre effectif peut se faire représenter à l’A.G. par un autre membre effectif. Un membre ne peut disposer que de 2 procurations au maximum.  

Art.16.  Les résolutions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés, sauf cas prévus par la loi, et sont consignées dans un registre spécial conservé au siège social de l’association où tout membre effectif intéressé peut en prendre connaissance par consultation faite sur place uniquement. Si la consultation est souhaitée par un membre adhérent ou par un non associé, l’autorisation écrite du président ou de son remplaçant est nécessaire.  

Art.17.  Toute proposition écrite, signée par un vingtième des membres effectifs et adressée par écrit au président du conseil d’administration au moins huit jours avant la date prévue de la réunion doit être portée à l'ordre du jour. Sauf dans les cas décidés par l’assemblée générale au début de la réunion à la majorité des deux tiers des voix présentes et représentées, l'assemblée ne peut pas délibérer valablement sur des points qui ne sont pas mentionnés à l'ordre du jour. 

Titre IV – Le conseil d’administration  

Art.18.  L’association est administrée par un conseil d’administration composé au minimum de 9 membres et au maximum de 17 membres élus par l’assemblée générale, nommés pour 3 ans et associés depuis 2 ans au moins, tous rééligibles et révocables en tout temps. Ceux-ci sont renouvelables par tiers chaque année. Toutes les fonctions y sont gratuites. Il y a incompatibilité entre la fonction d’administrateur et une fonction similaire dans une autre association de généalogie, ou encore avec l’ exercice de la profession de généalogiste. L’assemblée générale s’efforcera d’assurer la représentation de chaque section au sein du conseil d’administration en désignant pour siéger au conseil, si faire se peut, deux administrateurs parmi les membres du conseil de gestion de chaque section. Le nombre d’administrateurs doit toujours être inférieur à celui du nombre de membres effectifs.  

Art.19.  Le C.A. désigne parmi ses membres un président, un ou plusieurs vice-présidents qui, si besoin, suppléent au président par ordre d’ancienneté au sein du C.A., un secrétaire, un trésorier, un directeur de la revue. Ces deux dernières fonctions pouvant être cumulées avec une autre. Ils forment le bureau du C.A.. Le C.A. peut, sous sa responsabilité, déléguer partiellement la gestion journalière de l’association avec l’usage de la signature afférente à cette gestion à un ou plusieurs administrateur(s) choisi(s) parmi ses membres. S’ils sont plusieurs, ils agissent de manière individuelle. Le C.A. fixera les pouvoirs de ces derniers et les modalités d’exercice de ces pouvoirs. Ces fonctions sont gratuites. Le Conseil veillera à faire publier aux Annexes du Moniteur belge, toute modification concernant la composition du conseil, l’identité de la ou des personne(s) déléguée(s) à la gestion journalière et l’identité de la ou des personnes habilitée(s) à signer des actes engageant l’association, qu’ils soient de gestion journalière ou autres, au plus tard dans le mois qui suit la modification.  

Art.20.  En cas de vacance d’une place d’administrateur, seule l’assemblée générale peut procéder à l’élection de son remplaçant. Le nouvel élu achève le mandat de celui qu’il a remplacé.  

Art.21.  Le C.A. se réunit sur convocation orale ou écrite du président et ce aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige mais au minimum 2 fois par année civile. Il doit être convoqué si un tiers de ses membres le demande. Si le président ne donne pas suite à cette demande dans les 30 jours, tout membre requérant aura le droit de convoquer le C.A. par pli recommandé à la poste. Tout administrateur qui, sans excuse, n’assiste pas à 3 réunions consécutives est considéré démissionnaire sans autre avertissement.  

Art.22.  Le C.A. a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association en dehors des actes réservés par la loi et les statuts à l’A.G.. Le C.A. ne se réunit et ne statue valablement que si la moitié de ses membres est présente. Les décisions sont prises à la majorité simple, en cas de partage la voix du président est prépondérante. Les procès verbaux signés par le président ou son remplaçant doivent être consignés dans un registre ou numérotés et cotés pour que l’on puisse s’assurer de leur continuité et de leur intégralité. 

Art.23.  Le C.A. peut décider la création de sections spécialisées à la demande de huit membres effectifs au moins. A cette occasion ces derniers désigneront les membres de leur comité de gestion qui devront être confirmés par la plus prochaine A.G. de la section. Chaque membre effectif a la possibilité mais non l’obligation de choisir la section à laquelle il entend être rattaché. 

Art.24.  La gestion d’une section est confiée à un conseil de gestion élu à la majorité des membres présents pour une durée de trois ans par les membres rattachés à cette section, et comprenant de 4 à 6 membres. Ce conseil choisit en son sein un directeur, un secrétaire, un trésorier et un bibliothécaire. Les fonctions de secrétaire et de trésorier y sont cumulables moyennant accord du C.A.. Le secrétaire et le trésorier de section rendent compte de la gestion de la section à toutes réquisitions du C.A. et au moins une fois l’an. Les décisions du conseil de gestion de chaque section seront communiquées au conseil d’administration. Le président et le trésorier du C.A. ont le droit d’assister, en personne ou par un autre administrateur spécialement désigné, à toutes réunions du conseil de gestion, réunions auxquelles ils seront convoqués avec un délai de préavis raisonnable. Un budget de fonctionnement peut être alloué annuellement à chaque section par le C.A.. Le trésorier de section en sera responsable et rendra compte de son utilisation au C.A.. Une assemblée générale des membres de la section, annoncée dans la revue, se tiendra annuellement en début d’année afin de désigner par voie d’élection les candidats proposés au suffrage de l’A.G. comme membres du C.A.. 

Art.25.  Sans préjudice des dispositions de l’article 19 relatives à la gestion journalière, tout acte ou écrit engageant l’association doit être signé par le président et le trésorier du conseil d’administration sans devoir justifier d’une décision antérieure dudit conseil. Les actions judiciaires tant en demandant qu’en défendant sont intentées ou soutenues, au nom de l’association, par le C.A., sur les poursuites et diligences du président ou d’un délégué du conseil d’administration spécialement désigné à cette fin par le conseil, qui pourront représenter l’association devant les tribunaux.  

Titre V – Dispositions diverses  

Art.26.  La dissolution et la liquidation de l’association sont réglées par les dispositions légales. Toutefois l’A.G. qui aura prononcé dissolution ou liquidation choisira un (ou plusieurs) liquidateur(s) chargé(s) de répartir les biens de l’association auprès d’une ou plusieurs institutions ayant un objet social identique, similaire ou au moins proche à celui de l’association. 

Art.27.  Un règlement d’ordre intérieur arrêté par le C.A. précise ou détermine toute modalité de fonctionnement non prévue ni définie par les présents statuts.  

Art.28.  Tout ce qui n’est pas prévu dans les statuts et le règlement d’ordre intérieur est régi selon la loi du 27.6.1921 telle que modifiée par la loi du 02 mai 2002.

Art.29. Le C.A. et plus spécialement le trésorier, sont tenus de tenir une comptabilité de l’association. L’A.G., agissant soit d’office, soit à la demande du C.A., pourra nommer un (ou plusieurs) commissaire(s), associé(s) non membre(s) du C.A. ou non associé(s), nommé(s) pour deux ans maximum avec mandat renouvelable, chargé(s) de vérifier les comptes et le bilan de l’association et d’en tenir rapport à l’A.G. statutaire. 

Art.30.  L’exercice social commence le 01.01 pour se terminer le 31.12 de la même année.  

****** Version 1.2. du 27-11-2004******* 

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